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もしかしたら不快にさせているかも?メールマナーチェック

2014/07/08

カテゴリーブログ マナー

Eメールは現代のビジネスコミュニケーションで

もっとも多く使われる手段

だからこそ マナーをしっかり守りたいもの。

講義で「メリット」と「デメリット」を聞くと

メリットはスラスラ出てくるけれど、

デメリットは時間がかかりがち。

と 言うことは「 デメリットをあまり意識していない!」 のです


Eメールのメリット

①いつでも、どこでも送信できる

②早く情報伝達できる

③データを送れる

④同時に多くの人に送れる

⑤履歴が残る


逆に、デメリット

①読んだかどうかが返信が来るまでわからない

②視聴覚情報がないため、意図が伝わりにくい

③双方向でやりとりできないので、感情トラブルになりやすい

④画面上のため、「読む」より「見る」になりやすく、長文に弱い

⑤個人的やり取りで、周りにわからない

⑥履歴が残る

などがあります。

このような内容を理解した上で使用することが大切!


やってはいけないマナー

①いつ読んだかわからないから・・・と「開封通知」をつける!

社内のみのルールなら結構です。

社外、お客様に対してつけるのは大変失礼。

・管理されているようだ

・信頼されていないように感じる

など不評マナーです。


②To cc Bcc の使い分けが出来ていない

非常に多いですね。

使い分けができない理由の多くは、

若い方は 「安易」

ご年配の方は 「よくわからない」 など。

不快に感じるだけでなく、

ccに同時に入れた方々が、お名前やメールアドレスを知らない方ですと

個人情報の漏えい!!!でもあります。


なお、ccメールへの返信でも

送信者だけに送ったつもりが全員に送られていた

というミスが発生しやすいのでご注意ください。


③メールアドレスの間違いに注意

頭の文字を入れて出てきた候補へ送信

そんな時に発生しやすいミスです。

大げさに言えば「情報漏えい」につながるミス。

ご注意ください。


④PCと携帯・スマホで本文構成を使い分け

最近はPCメールを転送している方も多いので、

使い分けに悩むところですが、

基本は

PCアドレスは、30~35文字で改行

段落ごとに一行あけるなどして、パッと見て内容が読み取れる書き方を。

「、」や「。」で改行すると、視覚的に見やすくなります。


これに対し、携帯・スマホのアドレスの場合

改行すればするほど、スクロールが多くなり、読みにくくなる結果に。

段落で一行あけると、そこで文章が終わったと勘違い。

最後まで読まれない なんてことも。

改行は「。」のみで、一行はあけずに書きましょう。


⑤長文メール

読むだけでイヤになります。

メールは簡潔に

スクロールは1ページ分以内

1用件 1メールが基本

いくつか記載する場合には、「○点ございます」と記載したり、

番号をつけると見やすくなります。

意図が伝わりにくそうな場合などは、

他の通信手段を選ぶなどしたほうが良いですね。


そしてもう一点!

皆さん、記載すべきこと ちゃんと書いていますか


①送信者名がアドレスになっていないか?

②件名を記載しているか?

③相手先は初回メールは正しくフルで。
 
 二回目以降 やり取りによって適宜省略

④あいさつ文&名乗り

⑤本文は簡潔に

⑥末文を記載して結ぶ

⑦署名はメールの「名刺」しっかりつける

⑧添付ファイルがある場合は、ファイル名もわかりやすく記載

 記号のまま送らない!


さて、あなたはパーフェクト