もしかしたら不快にさせているかも？メールマナーチェック
Eメールは現代のビジネスコミュニケーションで
もっとも多く使われる手段
だからこそ マナーをしっかり守りたいもの。
講義で「メリット」と「デメリット」を聞くと
メリットはスラスラ出てくるけれど、
デメリットは時間がかかりがち。
と 言うことは「 デメリットをあまり意識していない！」 のです
Ｅメールのメリットは
①いつでも、どこでも送信できる
②早く情報伝達できる
③データを送れる
④同時に多くの人に送れる
⑤履歴が残る
逆に、デメリットは
①読んだかどうかが返信が来るまでわからない
②視聴覚情報がないため、意図が伝わりにくい
③双方向でやりとりできないので、感情トラブルになりやすい
④画面上のため、「読む」より「見る」になりやすく、長文に弱い
⑤個人的やり取りで、周りにわからない
⑥履歴が残る
などがあります。
このような内容を理解した上で使用することが大切！
やってはいけないマナー
①いつ読んだかわからないから・・・と「開封通知」をつける！
社内のみのルールなら結構です。
社外、お客様に対してつけるのは大変失礼。
・管理されているようだ
・信頼されていないように感じる
など不評マナーです。
②Ｔｏ ｃｃ Ｂｃｃ の使い分けが出来ていない
非常に多いですね。
使い分けができない理由の多くは、
若い方は 「安易」
ご年配の方は 「よくわからない」 など。
不快に感じるだけでなく、
ｃｃに同時に入れた方々が、お名前やメールアドレスを知らない方ですと
個人情報の漏えい！！！でもあります。
なお、ｃｃメールへの返信でも
送信者だけに送ったつもりが全員に送られていた
というミスが発生しやすいのでご注意ください。
③メールアドレスの間違いに注意
頭の文字を入れて出てきた候補へ送信
そんな時に発生しやすいミスです。
大げさに言えば「情報漏えい」につながるミス。
ご注意ください。
④ＰＣと携帯・スマホで本文構成を使い分け
最近はＰＣメールを転送している方も多いので、
使い分けに悩むところですが、
基本は
ＰＣアドレスは、３０～３５文字で改行
段落ごとに一行あけるなどして、パッと見て内容が読み取れる書き方を。
「、」や「。」で改行すると、視覚的に見やすくなります。
これに対し、携帯・スマホのアドレスの場合
改行すればするほど、スクロールが多くなり、読みにくくなる結果に。
段落で一行あけると、そこで文章が終わったと勘違い。
最後まで読まれない なんてことも。
改行は「。」のみで、一行はあけずに書きましょう。
⑤長文メール
読むだけでイヤになります。
メールは簡潔に
スクロールは１ページ分以内
１用件 １メールが基本
いくつか記載する場合には、「○点ございます」と記載したり、
番号をつけると見やすくなります。
意図が伝わりにくそうな場合などは、
他の通信手段を選ぶなどしたほうが良いですね。
そしてもう一点！
皆さん、記載すべきこと ちゃんと書いていますか
①送信者名がアドレスになっていないか？
②件名を記載しているか？
③相手先は初回メールは正しくフルで。
二回目以降 やり取りによって適宜省略
④あいさつ文＆名乗り
⑤本文は簡潔に
⑥末文を記載して結ぶ
⑦署名はメールの「名刺」しっかりつける
⑧添付ファイルがある場合は、ファイル名もわかりやすく記載
記号のまま送らない！
さて、あなたはパーフェクト
