エクシア | コミュニケーション・マナー講師 松原奈緒美

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新しい生活様式に即したマナー

2020/05/25

カテゴリーブログ マナー 未分類

本日 全国の緊急事態宣言が解除される見通しです。

 

ここからが、マナー面ではお悩みが多くなる期間。

 

なぜならば、徐々に生活を戻していく中で、必ず認識の相違が生じるからです。

 

互いに不快な思いをしないように、相手にこちらの意図を上手に伝えたいものですね。

 

 

●企業は、ガイドラインを社員に示すべき

 

従業員ごとに対応差が出れば、当然クレームは生じやすくなります。

 

また、お客様との意識差や、地域による意識差も

 

これからは より大きくなるでしょう。

 

・出勤時や、お客様と直接お会いする際は必ずマスクを着用する

 

・打合せはできる限りオンラインを推奨する

 

・お客様に来社いただく際には、入口でアルコール消毒をおすすめする

 

など企業としての姿勢を示すと、従業員は「会社のガイドラインで・・・」などと

 

お客様にも言い出しやすくなります。

 

 

●企業姿勢の明示

 

すでに多くの企業様で実施なさっていることでしょうが、

 

来客が多い企業様などは、お客様にお願いする点を、

 

ホームページや、会社・ショップの入口わかりやすい場所に明示しておきましょう。

 

お客様・従業員への配慮が伝わることで、企業イメージ向上にもつながります。

 

 

とはいうものの、すべての相手との認識の違いは埋められない

 

●事前に相手に示すことで解決する

 

「感染予防にとマスク着用で、相手先に出向いたら、失礼だと言われた」

 

「着席する場所をどうすればよいか迷った」

 

「オンラインミーティングが初対面の方がいるが、オンライン名刺をどうすべきか?」

 

今後、業務を戻していく過程で、様々な戸惑いがあるのではないでしょうか?

 

 

「感染予防にとマスク着用で、相手先に出向いたら、失礼だと言われた」

 

マスク着用で出向く場合には、アポイントの際に

 

「感染予防の観点から」「会社からマスク着用指示が出ておりますので」

 

などとお伝えしておくと、相手もそれに合わせて対応できるのでスムーズでしょう。

 

アポイントの際に言えなかった場合には、

 

お会いして早い段階で「マスクのまま失礼いたします」とお伝えすると良いですね。

 

 

訪問先の相手に「マスクを着用して!窓をあけて換気をして!」と言っても良い?

 

もしもあなたが、訪問先だったら、訪問者からそのように指示されたら、

 

どんな気持ちがするでしょうか?

 

・「気づかずに失礼いたしました」と自分の気遣いのなさを恥じる方

 

・「だったら、来るなよ!失礼だろ!」と怒りを感じる方

 

いずれかではないでしょうか?

 

相手先に訪問する際には、相手の指示・慣例に従うのがマナー

 

訪問者は、相手先に自分の認識を押し付けるものではありません。

 

しかし、ある程度の認識の一致は、商談をスムーズに運ぶことができます。

 

訪問者も訪問先も、自社の指針を明確にしておくと

 

相手も「同程度の準備をしておこう!」と思うことが多いでしょう。

 

 

「着席する場所をどうすればよいか迷った」

 

新しい生活様式に即すと、向かい側に着席すべきではないと思うが、

 

どうやって座ったらよいですか?

 

このような質問も多くなってきました。

 

特に、訪問者の場合、相手に指示された場所に着席しますので、

 

相手が向かい側にいらっしゃったらどうしようか?

 

とお悩みの方もいらっしゃるようです。

 

訪問時は、相手とのご挨拶時に必ず起立してご挨拶するのがマナー。

 

そこで着席する際に、

 

「新しい生活様式ですと、本日はこちらがよろしいですね?失礼いたします」

 

など、自身が気づいたというような

 

相手に恥をかかせない伝え方をすると気遣いが伝わるでしょう。

 

訪問者を迎える側は、

 

・人数に合わせて広めの場所を準備する

 

・座席レイアウトを変更しておく

 

・会場内を消毒などで常に清潔に保つ

 

・換気を十分する

 

など、お客様への配慮を怠りなく準備しておきましょう。

 

 

「オンラインミーティングが初対面の方がいるが、オンライン名刺をどうすべきか?」

 

私が現在伺う限りでは、オンライン名刺を導入なさっているのは、まだ一部企業様です。

 

また、オンラインミーティングは、これまでお会いしたことがある

 

既存のお客様が大半のようです。

 

しかし、同席者などに初対面の方がいらっしゃったというお話は伺います。

 

また、

 

・自社はオンライン名刺があるが相手先はない場合

 

・相手のITリテラシーや環境で、オンライン名刺が使えない

 

このようなケースもあるようです。

 

 

現状としては、

 

➀ 事前に初めてお会いする同席者の名刺情報をメールなどで送付しておく

 

② 事後にミーティングのお礼状とともに名刺を郵送などで送る

 

などがスマートでしょう。

 

 

オンラインミーティングなどは、企業ルールも確認!

 

オンラインミーティングは緊急事態宣言下、推奨はされましたが、

 

セキュリティの観点から、ルールがある場合もございます。

 

特に機密性の高い内容を扱う企業様は、許可が出ていないツールもございます。

 

 

このようなツールが普及する段階では、

 

・若年層は、安易さによるミス

 

・高年齢層は、理解度不足によるミス

 

生じやすいものです。

 

業務で使用する場合には、ルール、内容に注意しましょう。

 

 

マナーは「相手目線(起点)」で行動すること

 

相手への配慮が、

 

相手を守り、社会を守り、最終的には自分を守る

 

ことにもつながります。

 

 

私たちが緊急事態宣言中に実行してきた、外出の自粛も、まさにマナーです。

 

そしてこれからは、感染予防をしながら、経済を守る段階に移行します。

 

互いの配慮が、健康も、経済も守ることにつながるでしょう。